Stratégie d’externalisation : le guide pour faire les bons choix

Une stratégie d’externalisation permet de déléguer la gestion d’une activité ou d’un processus complet à un prestataire externe. Il est possible d’externaliser une activité de différentes manières : sous-traitance, infogérance, achats de prestations intellectuelles, etc. Ces différentes formes d’externalisation permettent à l’entreprise de se concentrer sur son cœur de métier et de gagner en agilité. Mais comment réussir sa stratégie d’externalisation ? Suivez le guide.

Les différentes stratégies possibles en matière d’externalisation

Une stratégie d’externalisation diffère de la sous-traitance par son intention et sa durée. Dans le premier cas, les clients confient à un partenaire externe le pilotage d’une mission de longue durée ou un pan complet d’activité. On parle alors de business process outsourcing (BPO). Dans le second cas, le sous-traitant intervient sur cahier des charges, et pour un temps limité. Il existe différentes modalités d’externalisation en fonction des activités concernées.

Externalisation offshore : une stratégie de réduction des coûts

Il faut distinguer :

• l’externalisation offshore (prestataires situés dans des pays lointains à bas coûts) ;
• l’externalisation nearshore (prestataires situés dans un pays limitrophe ou proche) ;
• l’externalisation onshore (prestataire susceptible d’intervenir directement sur le site de l’entreprise).

L’externalisation offshore permet de réduire les coûts en déléguant des tâches non stratégiques à une main-d’œuvre compétitive. Cette pratique d’achats a des avantages, mais aussi des inconvénients. Dans le cadre d’achats de prestations intellectuelles, une telle stratégie comporte des risques en matière de propriété intellectuelle et de sécurité informatique. Les réglementations et les niveaux de contrôle des entreprises sont variables selon les pays.

Les activités concernées par une stratégie d’externalisation

Un partenaire en externalisation peut gérer les achats ou l’ensemble des services généraux de l’entreprise. On parle alors de facility management. Il est aussi possible d’externaliser les services de maintenance ou de logistique via un contrat de maintenance ou via l’infogérance d’une GMAO (gestion de la maintenance assistée par ordinateur). Enfin, l’externalisation est de plus en plus utilisée par les entreprises pour réduire les coûts des fonctions support, tels que la comptabilité, les ressources humaines ou l’administration des ventes.

L’externalisation des fonctions stratégiques de l’entreprise : un pari gagnant ?

Il y a quelques années, il était rare de déléguer les activités cœur de métier ou stratégiques, telles que la fabrication ou la conception. Avec l’essor du concept de l’entreprise étendue, l’externalisation des fonctions stratégiques devient de plus en plus plébiscitée par les entreprises. Confier sa production ou sa R&D à un tiers permet de se concentrer sur l’amont ou sur l’aval de sa chaîne de valeur. Une telle stratégie nécessite le développement d’une relation commerciale de proximité avec ses partenaires BPO.

Définir les processus ou services concernés par une stratégie d’externalisation

L’identification des activités à externaliser dépend de plusieurs facteurs et exige de la méthode.

Définir des critères de choix des activités à externaliser

L’externalisation suppose un transfert de charges vers un prestataire externe. C’est d’abord une stratégie de réduction des coûts. Elle implique une analyse financière de chaque poste de l’organisation. Le choix des services à externaliser dépend aussi des compétences détenues en interne et des besoins d’expertise complémentaire.

Par exemple, l’externalisation de la fonction RH permet de bénéficier d’une veille juridique en matière de droit social, que l’équipe interne ne peut pas réaliser. De nombreuses entreprises délèguent également la gestion de conformité à un indépendant pour renforcer la fiabilité du contrôle qualité.

Monter une équipe projet pour définir les besoins d’externalisation

Le choix des missions à externaliser doit associer, si possible, les experts internes. Pour l’achat de prestations informatiques, il peut s’agir du DSI. Pour un projet d’externalisation de la paie ou du recrutement, il faudra associer la DRH. Les experts métier accompagneront les services achats dans l’identification des compétences nécessaires pour la conduite des activités et la rédaction de la fiche de mission.

Trouver un prestataire pour son projet d’externalisation

Il existe plusieurs types de partenaires outsourcing. Chacun a ses avantages :

• Les plateformes freelances permettent de trouver rapidement des experts indépendants disponibles sur le marché.
• Le partenaire BPO (business process outsourcing) pilote intégralement un processus de l’entreprise et référence lui-même les fournisseurs.
• Les sociétés de portage salarial encadrent et sécurisent la relation entre un client et un consultant indépendant. Le temps est ainsi partagé pour une mission de longue durée.

Encadrer la relation commerciale avec le prestataire

Vous avez trouvé la solution d’externalisation idéale pour votre entreprise ? N’oubliez pas d’encadrer la relation commerciale via un contrat BPO ou un contrat de mission de longue durée. Le contrat de prestation de services peut intégrer des SLA (services level agreement). Il s’agit d’un engagement de niveau de services entre les clients et les prestataires.

Les SLA contribuent à la bonne marche de la relation commerciale en objectivant les critères d’évaluation de la qualité des services. Il faudra aussi veiller à la bonne intégration du prestataire dans les équipes. La phase d’onboarding est aussi essentielle pour la réussite d’une mission que pour un recrutement.

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