Externalisation RH : pourquoi et comment externaliser la gestion des ressources humaines ?

L’externalisation des RH consiste à déléguer à un prestataire externe la gestion d’un processus ou d’une fonction RH dans son ensemble, telle que gestion de la paie ou le recrutement. Les salariés de la DRH peuvent ainsi se consacrer à des activités plus stratégiques pour l’entreprise, telles que la formation, la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences ou encore le marketing RH.

L’outsourcing pour libérer les ressources humaines des activités chronophages

Dans chaque entreprise, les tâches et activités qui incombent au service des ressources humaines sont variées. Gestion de la paie, recrutement, formation des salariés, appui au management : le travail ne manque pas ! Selon le nombre de collaborateurs à gérer, les équipes de la DRH ne peuvent pas tout prendre en charge. L’externalisation des RH permet de déléguer certaines activités à un prestataire externe. L’objectif : libérer les gestionnaires RH des activités les plus chronophages et faiblement créatrices de valeur afin de gagner en agilité.

Externaliser des tâches spécifiques ou un flux de travail RH

Le partenaire outsourcing peut prendre en charge un processus RH récurrent, comme la gestion des demandes de congés ou le remboursement des notes de frais. Il peut aussi s’agir d’une mission ponctuelle habituellement dévolue à la DRH. Citons par exemple l’élaboration du bilan social ou une enquête sur la qualité de vie au travail (QVT).

Externaliser intégralement une fonction de la DRH

Il est aussi possible d’externaliser intégralement certaines fonctions RH. Recentrées sur leur cœur de métier, les DRH peuvent se concentrer sur la stratégie et le management des ressources humaines. Pour les dirigeants de PME, c’est une alternative à l’embauche de fonctions RH dédiées en interne.

L’externalisation de la paie et de l’administration du personnel

L’externalisation de la paie et l’externalisation de l’administration du personnel sont les deux principaux outils d’outsourcing mobilisés par les DRH. Ces missions génèrent une charge de travail importante. Elles nécessitent souvent l’utilisation de logiciels de gestion RH complexes, pas toujours maîtrisés en interne par les collaborateurs.

Pourquoi externaliser la gestion de la paie ?

L’externalisation de la gestion de la paie permet de déléguer plusieurs activités. Il s’agit notamment de :

• la création des fiches de paie ;
• la déclaration des charges sociales ;
• les démarches auprès de Pôle emploi et de l’URSSAF ;
• les attestations de salaires, les déclarations de fin de contrat, etc.

Le cabinet comptable ou le prestataire externe en gestion de la paie apporte également son expertise en matière de droit social.

Pourquoi externaliser la gestion des dossiers du personnel ?

La gestion administrative du personnel (GAP) est aussi une activité peu stratégique pour les directions des ressources humaines. L’administration du personnel implique des tâches très répétitives. Elles sont facilement automatisables. L’externalisation de l’administration du personnel prend donc appui sur des logiciels de gestion RH. Aussi appelés SIRH, ils apportent de nombreux bénéfices aux entreprises. Ils permettent :

• d’automatiser certains processus RH ;
• de sécuriser les données des salariés (RGPD) ;
• de suivre et de collecter les indicateurs RH nécessaires au bilan social.

L’externalisation du recrutement ou de la formation des salariés

L’externalisation du recrutement et de la formation des salariés est plus stratégique. L’objectif est de bénéficier de l’expertise du prestataire, au-delà des économies et des gains de productivité.

Pourquoi externaliser la gestion du recrutement ?

L’appel à un prestataire externe permet de sous-traiter les tâches chronophages du recrutement. C’est le cas de la publication des offres d’emploi, du sourcing et de la présélection des candidats. Pour certains profils stratégiques, un cabinet de conseil spécialisé permet de dénicher les meilleurs talents. L’expertise du prestataire RH est un rempart contre les risques d’erreurs de casting. Le coût d’un recrutement raté peut grimper jusqu’à 150 000 euros pour un cadre. Choisir un partenaire RH de qualité est donc essentiel !

Pourquoi externaliser la formation des collaborateurs ?

L’externalisation des achats de formation permet de faire baisser les coûts liés à la recherche d’un centre de formation. L’entreprise bénéficie du réseau de formateurs du prestataire externe. Déléguer la gestion du plan de formation permet de mieux mobiliser les dispositifs de l’OPCO et d’optimiser les coûts. Pour une PME, c’est une solution idéale pour développer les compétences des collaborateurs sans recruter un responsable de formation.

Les solutions d’externalisation des ressources humaines

En France, il existe plusieurs moyens d’externaliser la gestion des ressources humaines. Voici les principaux.

L’externalisation de la gestion des dossiers des salariés (ou infogérance)

L’infogérance consiste à déléguer à un prestataire informatique la gestion des données RH. Il peut s’agir d’un système d’information RH (SIRH) ou d’un logiciel spécifique.

Le cabinet de conseil en ressources humaines ou le prestataire outsourcing spécialisé

Le cabinet spécialisé est une solution idéale pour sous-traiter un flux RH, comme la gestion des recrutements pour le développement d’une nouvelle activité. Il s’agit alors d’une prestation de conseil RH. Ces services spécialisés sont réalisés sur cahier des charges, pour une durée limitée.

Le DRH à temps partagé ou un expert des ressources humaines en portage salarial

Cette solution permet de faire appel à un expert RH pour une mission récurrente ou de longue durée. Sa fréquence peut être de quelques jours par semaine ou par mois selon les besoins de l’entreprise. Une société de portage salarial est l’intermédiaire idéal pour l’externalisation complète d’une fonction RH.

Vous recherchez un formateur, un consultant en recrutement, ou un DRH en temps partagé ? Notre société de portage en Alsace vous accompagne dans vos besoins d’externalisation RH. Retrouvez-nous dans nos bureaux à Lingolsheim ou par téléphone au 03 90 20 22 07.